Guía de uso

Cómo usar Alcancía

Esta guía sigue el orden en que lo usará una tesorería o secretaría que empieza desde cero. Si solo queréis curiosear, abrid Alcancía y elegid «Probar sin compromiso».

1. Crear la entidad

  1. Abre Alcancía en Chrome o Edge.
  2. En «Empezar con mi entidad», escribe el nombre, elige el tipo de entidad y una contraseña de al menos 10 caracteres con mayúsculas, minúsculas y números.
  3. En Configuración, completa la dirección, el email y los datos bancarios: IBAN de la cuenta de cobro y el identificador de acreedor SEPA (el botón «Calcular desde el NIF» lo obtiene con el sufijo que os indique el banco, normalmente 000).

2. Importar vuestra hoja de cálculo

En Excel, LibreOffice o Google Sheets, guarda la hoja como CSV. La primera fila debe tener los títulos. Alcancía reconoce, entre otros: Nombre, Apellidos, Nombre y apellidos, DNI, Email, Teléfono, Cuenta o IBAN, Fecha de alta. Las cuentas de 20 dígitos se convierten solas a IBAN.

Después de importar, filtra por «Solo con avisos» para revisar los datos incompletos.

3. Cuotas

En Cuotas › Tipos de cuota, crea cada cuota con su importe y periodicidad. Asigna a cada persona su tipo en la ficha. Cada periodo, en Cuotas › Cobros, elige el tipo y el periodo (2027, 2027-T1, 2027-03…) y pulsa «Generar». Las cuotas en efectivo, transferencia o Bizum se marcan como cobradas con «Cobrar».

4. Remesas bancarias

  1. Antes de la primera remesa, contratad con el banco el servicio de adeudos directos SEPA CORE.
  2. Cada persona que paga por banco debe firmar la orden de domiciliación (mandato). Imprímela desde su ficha: «Orden de domiciliación».
  3. En Remesas, revisa los recibos: los que tienen IBAN o mandato incompleto aparecen en rojo y no se incluyen.
  4. Elige la fecha de cobro con varios días hábiles de margen y pulsa «Generar fichero de remesa».
  5. En la banca en línea, busca la opción de remesas de adeudos SEPA (fichero XML, norma pain.008) y sube el fichero.
  6. Cuando el banco abone la remesa, márcala como cobrada. Si hay devoluciones, regístralas: volverán a quedar pendientes.

5. Copias de seguridad

Los datos viven en el navegador. Si se borra el historial o se estropea el equipo, solo una copia los recupera. En «Datos y copias»: descarga una copia cifrada cada semana o, mejor, activa el guardado automático en un fichero de la carpeta en la nube de la entidad.

6. Traspaso de junta

  1. Descarga una copia cifrada.
  2. Entrega el fichero y, por otra vía, la contraseña.
  3. La nueva persona abre Alcancía y elige «Abrir una copia».
  4. Cambiad la contraseña y borrad los datos del equipo anterior desde «Datos y copias».

7. Hermandades: salidas y tarjetas de sitio

  1. En Salidas, crea la salida (por ejemplo, «Estación de penitencia 2027») con su fecha. Puedes copiar los tipos de tarjeta del año anterior o empezar con los habituales.
  2. En «Tipos y precios», ajusta cada tipo (nazareno de cirio, de cruz, insignia, vara, costalero, mantilla, monaguillo…), su precio y, si quieres, las plazas disponibles o si está reservado a cofrades activos. El precio de la tarjeta es independiente de la cuota.
  3. Durante el reparto, pulsa «Emitir tarjeta», elige al hermano, el tipo, el puesto o tramo y si paga en el momento (efectivo, Bizum, transferencia o tarjeta). Alcancía avisa si tiene cuotas pendientes o si se han cubierto las plazas, pero la decisión es de la junta. «Emitir y otra» agiliza las colas.
  4. En «Resumen y listados», imprime el listado de las tarjetas pagadas de cada tipo, las tarjetas para entregar (seis por hoja) o exporta a CSV. También ves quién no ha sacado todavía la tarjeta.
  5. Al terminar, cierra la salida. Cada tarjeta queda en el historial del hermano, con sus cambios, cobros y anulaciones.

8. Cofrades activos y asociados y cabildos

En algunas diócesis, como la Archidiócesis de Granada, hay que distinguir el cofrade activo del asociado, que no tiene derecho a voto en los cabildos. Actívalo en Configuración › Cofrades y cabildos, donde también se indican la edad y la antigüedad mínimas para votar según vuestros estatutos.

La condición se cambia en la ficha del hermano indicando la fecha y el motivo; cada cambio queda en su historial. En Listados, el «Censo de votantes» a la fecha del cabildo relaciona quién vota y quién no y por qué, y la hoja de firmas puede limitarse a quienes tienen derecho a voto.

9. Protección de datos

La sección Protección de datos genera la cláusula informativa y el registro de actividades con los datos de vuestra entidad. En Descargas tenéis además un kit de plantillas editables. Para atender a quien pide sus datos o su supresión, abre su ficha › Más acciones.

Contacto

Dudas y sugerencias: info@alcancia.work. No enviéis nunca datos de socios por correo: describid el problema con datos inventados.